LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados na Contabilidade
Para estar em dia com a Lei Geral de Proteção de Dados, foi necessário que grande parte dos empreendimentos, especialmente os que têm presença online, readequassem a sua estrutura relativa aos dados dos clientes.
De fato, estar inserido no digital se mostrou não apenas um diferencial, mas uma necessidade à sobrevivência das empresas, inclusive os micro e pequenos negócios, e a pandemia chegou para acelerar consideravelmente este cenário.
Por outro lado, há marcos regulamentares que estabelecem normas e diretrizes para que os dados de clientes e consumidores não fiquem à mercê.
No entanto, a LGPD é bastante ampla e abrange uma série de mudanças. Mas, para nos atermos ao escopo proposto, neste artigo você poderá tirar suas dúvidas a respeito da LGPD na contabilidade, ou seja, tratamento dos dados do cliente
O cenário da LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais ou Lei nº 13.709/18 é um marco legal brasileiro e que traz grandes impactos. Inspirada na regulamentação europeia (Regulamento Geral de Proteção de Dados – GDPR), a Lei Geral de Proteção de Dados estabelece regras para os dados gerenciados por organizações.
Essa legislação se insere no contexto brasileiro de adaptação progressiva às melhores práticas globais de gestão de dados. Abrange todas as empresas que oferecem serviços ou possuem operações envolvendo tratamento de dados no Brasil.
Garantia do cumprimento dos direitos individuais, a LGPD também visa incentivar o desenvolvimento sustentável da economia e dos negócios com base nas melhores práticas internacionais.
Além de estabelecer novos padrões de compliance, as organizações podem alavancar a LGPD para obter vantagem competitiva na utilização desses dados, com um planejamento correto e aplicação de boas práticas de privacidade.
Entenda a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados tem como objetivo proteger os dados pessoais, sejam eles físicos e digitais, das empresas e cidadãos brasileiros. Ela traz impactos na vida de toda e qualquer pessoa, pois o novo regulamento traz diretrizes, entendimentos e parâmetros para a realização do tratamento de dados pessoais, ou seja, o tratamento de suas informações mais importantes e íntimas como RG, CPF, endereço de e-mail etc.
Por isso mesmo que a LGPD está diretamente relacionada aos direitos fundamentais, pois busca proteger e garantir que o direito à liberdade, privacidade e livre desenvolvimento da pessoa natural sejam assegurados quando forem manuseados por empresas e órgãos públicos.
As mudanças alteram significativamente as obrigações quanto ao tratamento de informações pessoais. Tanto no manuseio de colaboradores, colaboradores de empresas terceirizadas, clientes ou fornecedores, a finalidade é aumentar a proteção à privacidade dos indivíduos e o controle sobre o que é feito com os dados.
Além disso, as empresas deverão informar de forma clara aos titulares sobre as condições da coleta de dados e como eles serão utilizados, caso contrário o consentimento pode não ser válido e ser revogado, interrompendo a coleta ou utilização de dados daquele titular imediatamente.
Para se adaptar à LGPD será necessário: mapear dados, classificar e organizar conforme a base legal que autorizou o tratamento e tornar tudo mais seguro.
O que a LGPD tem a ver com contabilidade?
Antes de mais nada, vamos entender um pouco melhor como a LGPD funciona.
A Lei Geral da Proteção de Dados foi inspirada na GDPR (General Data Protection Regulation), que, por sua vez, é a lei correspondente à LGPD, responsável por regulamentar a segurança de dados de usuários na União Europeia.
“Art. 1º Esta Lei dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.
Parágrafo único. As normas gerais contidas nesta Lei são de interesse nacional e devem ser observadas pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.”
Na contabilidade, portanto, a LGPD tem impacto no sentido de exigir dos escritórios a implementação de ferramentas (como sistemas, ERP, softwares) para garantir a conformidade com a legislação.
Dados sensíveis
Um eixo importante da LGPD é sobre os dados sensíveis. Aqui, a empresa deve tomar cuidado redobrado em relação ao tratamento dessas informações.
São considerados dados sensíveis:
- Dados pessoais que revelem a origem racial ou étnica;
- Opiniões políticas, convicções religiosas ou filosóficas;
- Filiação sindical;
- Dados relativos à vida sexual ou orientação sexual do indivíduo.
O que são dados pessoais?
A LGPD define dados pessoais de forma relativamente ampla. De acordo com o documento, dados pessoais são quaisquer informações relacionadas a um indivíduo identificado ou identificável.
Embora a LGPD adote uma abordagem um pouco mais ampla para definir os dados pessoais, há um número maior de categorias de dados que são excluídas do cumprimento da LGPD.
Informações publicamente disponíveis e dados pessoais que são processados por uma pessoa física e usados exclusivamente para fins privados, não econômicos ou usados exclusivamente para segurança pública ou defesa nacional estão isentos de acordo com a LGPD.
A LGPD define como dados confidenciais os dados pessoais relacionados à origem racial ou étnica, opiniões religiosas e políticas, sindicato, religião, filiações filosóficas ou políticas, dados de saúde, sexuais, biométricos ou genéticos.
Mudanças propostas pela LGPD na contabilidade
Um escritório de contabilidade é também uma empresa e precisa estar em dia com a legislação vigente.
Para adequar seu negócio à LGPD referente à contabilidade, é necessário seguir uma política de proteção de dados e fornecer treinamento para todos os funcionários, garantindo que os procedimentos sejam seguidos pela equipe.
O que se estabelece a partir da implementação da lei, é que antes de poder processar qualquer dado, a empresa deve estar em dia com todos os princípios da LGPD.
Ou seja, o escritório precisa provar o consentimento do cliente para poder coletar, utilizar e armazenar seus dados pessoais e que você tem infraestrutura necessária para manter a segurança de tais informações.
O que esperar da LGPD na contabilidade?
Embora a Lei Geral da Proteção de Dados esteja em vigência há pouquíssimo tempo, as empresas e escritórios precisam se adaptar à legislação o mais rapidamente possível, para garantir a legalidade de suas operações.
No entanto, a adequação completa à LGPD é uma tarefa que pode ser complexa em alguns momentos.
E diante de incertezas ou dúvidas, não deixe de procurar aconselhamento jurídico especializado.
Algumas dicas pertinentes para manter o escritório em dia com a LGPD na contabilidade incluem:
- Inserir a cláusula de confidencialidade em todos os contratos de prestação de serviços assinados pelos clientes;
- Utilizar sistemas, softwares e ERPs que estejam alinhados aos objetivos e obrigações da LGPD;
- Uma prática comum nos escritórios de contabilidade é elaborar um informe de rendimento ou faturamento e enviar diretamente para bancos quando o cliente solicita. Para se munir contra eventuais problemas, peça que o cliente envie um e-mail fazendo tal solicitação e autorizando o envio.
- Elaborar um termo de consentimento em que o indivíduo concorda com o tratamento de seus dados, que deve ser disponibilizado imediatamente.
De fato, os escritórios de contabilidade são diretamente afetados pela LGPD, dentre outros motivos, também por deter documentos pessoais dos seus colaboradores e informações dos funcionários de seus clientes.
Além disso, eles detêm também dados trabalhistas necessários para a entrega da folha de pagamento, documentos de empresários e dos quadros societários de clientes, dentre muitas outras informações, que, vez ou outra, podem conter dados sensíveis.
Por isso mesmo, o desenvolvimento de políticas internas de proteção de dados e estratégias de adequação à LGPD são tão importantes.
O impacto da LGPD nos escritórios de contabilidade é direto, já que essas empresas possuem informações importantes de seus clientes e outras pessoas.
Por estarem envolvidas com a regulamentação, devem ser adotadas mudanças para garantir a adequação à lei e à proteção das atividades. Para os escritórios contábeis, é importante gerenciar documentos de clientes, pois são eles os responsáveis por demonstrar que estão operando dentro da legalidade.
Por isso, gerenciar adequadamente a documentação é fundamental para a comunicação entre clientes e o escritório. Além disso, investir na segurança de dados pessoais por meio de uma plataforma contábil, fazer uma boa gestão dos tributos e do financeiro, organizar e reter adequadamente estes arquivos pode ajudar na segurança e proteção dos dados.
Processo de adaptação dos Escritórios
Os escritórios de contabilidade que ainda não se adequaram precisam tratar o assunto com máxima urgência. E uma ajuda preciosa pode vir com a adequação à ISO 27701: 2019.
Essa norma é específica e voltada para técnicas de segurança, com extensão à gestão da privacidade das informações. O mais importante é que ela já está adequada à LGPD, auxiliando na implantação dos controles internos de proteção dos dados.
Mas, independente da certificação ISO, sua contabilidade precisa agir.
Abaixo, um passo a passo das medidas que precisam ser tomadas com urgência:
1- Pedir o consentimento dos dados:
A única pessoa que pode autorizar escritórios de contabilidade a usá-los é o titular dos dados. Este consentimento explícito precisa ser pedido formalmente e deve ser reforçado especialmente em sistemas digitais.
2- Diferenciar controlador e operador:
A Lei também exige que a sua contabilidade defina quem irá fazer uso dos dados, sendo diferente a responsabilidade de cada colaborador. Enquanto o controlador direciona o que será feito com os dados, o operador lida com eles na prática – e você precisa definir quem fará o que.
3- Definir um comitê de segurança da informação:
O seu escritório de contabilidade deve criar um Comitê de Segurança da Informação para avaliação das medidas de proteção de dados próprios e dos clientes.
4- Tomar medidas de redução de exposição: O escritório contábil deve utilizar técnicas de segurança administrativas e de operações diversas, implementadas de forma ampla, para que todos os colaboradores possam praticar. Isso também é parte do trabalho do comitê de segurança da informação.
5- Alertar e responsabilizar as terceirizadas: Os escritórios de contabilidade que tiverem subcontratadas devem exigir que elas também se adaptem às medidas de proteção de dados, porque estarão sujeitas às sanções em casos de vazamentos. Assim, é fundamental ter clareza quanto aos procedimentos de segurança.
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Frederico Silva – Consultor Empresarial e Professor de Contabilidade
