AUTOMATIZAR E ROBOTIZAR: APLICAÇÃO NOS PROCESSOS CONTÁBEIS.

A Automação e o processo de Robotização vêm, cada vem mais, se tornando pauta nas discussões de centenas de indústrias brasileiras, onde a tendência clara e identificada é a de investimentos expressivos na melhoria de processos e produtos. Porque não falarmos da aplicabilidade de ambos na contabilidade?

A área contábil oferece processos densos, cansativos e manuais. Para isso, automação e a robotização na contabilidade é uma ótima alternativa para melhorar o desempenho das atividades e de seus colaboradores. Fica complicado manter grandes índices de produtividade quando diversas tarefas mecânicas consomem a rotina da empresa. Aplicar soluções que desenrolam o andamento das atividades faz-se essencial para aproveitar melhor o capital humano e obter resultados mais agilizados.

O que é Robotização: É a aplicação de técnicas computadorizadas ou mecânicas para diminuir o uso de mão-de-obra em qualquer processo, especialmente o uso de robôs nas linhas de produção.

O que é Automação: Sistema pelo qual os mecanismos controlam o seu próprio funcionamento, com a mínima interferência humana.

 

Como funciona a automação ou robotização na contabilidade?

O ramo da contabilidade é marcado pelos grandes contingentes de burocracias e papéis. Atualmente, com a automatização, além de reduzir tais transtornos, outros processos cansativos também são facilitados pela tecnologia.

Já há algum tempo o setor contábil tem abandonado a antiga forma de registrar e armazenar informações, otimizando suas ações por meio de tecnologias e sistemas. Trabalhos que antes eram feitos manualmente estão sendo substituídos, garantido maior agilidade na realização das tarefas diárias.

Nesse panorama ainda recente, a chegada de uma nova tecnologia que pode ser aplicado na contabilidade, promete mais eficiência no gerenciamento e cumprimento dessas tarefas: a Robotics Process Automation – RPA, ou automação de processos realizada com a ajuda de um robô ou sistemas que leêm matrizes e várias combinações de dados retornando a uma informação especifica, que pensa e executa todas as ações.

Se você refletir sobre as atividades operacionais de um escritório ou departamento de contabilidade, muitas delas necessitam ser automatizadas ou robotizadas para otimizam o dia a dia do profissional. Um exemplo é a automatização dos lançamentos bancários, com a importação dos arquivos diretamente do sistema de gestão empresarial, outro exemplo poderia ser a robotização da conciliação contábil, em que programas realizam a leitura dos razões contábeis e cruzam informações com os relatórios operacionais, retornando a informação através de uma chave de pesquisa. Também podemos citar as planilhas dinâmicas do Excel que facilitam a vida dos analistas.

 

Benefícios da automação na contabilidade

Automatizar as atividades na contabilidade modifica profundamente a maneira de produção. Os trabalhos são realizados de maneira mais eficiente, alinhada entre todos os colaboradores e sem erros. Há uma associação errônea que muitos gestores fazem com a tecnologia ao pensar que, para que a ação traga benefícios, implantar automatizações requer grandes mobilizações e altos investimentos financeiros. No entanto, o oposto ocorre quando se automatiza processos: há uma redução significativa nos gastos da organização. Custos com pessoal são minimizados, já que apenas funcionários-chave são necessários. O restante do trabalho maçante pode ser realizado pela tecnologia.

 

• Diminuição do retrabalho

A rotina contábil implica em muita digitação e escrita. Grandes contingentes de informação precisam ser inseridos manualmente no sistema. Pequenas distrações podem resultar em erros. Assim, o trabalho precisa ser conferido e refeito muitas vezes.

Muito tempo é desperdiçado para analisar e corrigir todos os detalhes. Com isso, o tempo do recurso não é muito produtivo, gerando atrasos e embargos no processo. Em casos de maior fluxo de dados, outros profissionais podem, inclusive, ser mobilizados para dar conta desse afazer. Com a automatização, problemas como o citado acima são eliminados da contabilidade. Como o sistema trabalha automaticamente, todos os pormenores são inseridos e trabalhados de maneira a saber que as informações processadas estão corretas.

 

• Aumento da produtividade

Como já dito anteriormente, de maneira resumida, a produtividade é o grande benefício que a tecnologia garante à gestão contábil. Esse fato é conquistado pela forma de movimentar, compartilhar e encontrar as documentações.

Por exemplo, as notas fiscais podem ser emitidas, enviadas e armazenadas de maneira digital. Assim, otimiza-se todo o processo, já que as informações podem ser processadas automaticamente, enviadas de maneira fácil e descomplicada e guardadas de modo que são encontradas com apenas um clique.

Para a equipe, o desempenho que eles geram no trabalho também se torna diferenciado. Economizando o tempo gasto em tarefas necessárias, porém extensas e com pouco retorno, os colaboradores podem utilizar seus conhecimentos para aprimorar o processo e aplicar suas habilidades e conhecimentos.

 

•  Geração de relatórios precisos

Uma das grandes vantagens de se utilizar um sistema automatizado  é a reunião de informações em um único lugar. Dessa forma, os dados podem ser integrados e melhor utilizados para proporcionar melhor visão e decisões mais embasadas.

O sistema analisa e emite os dados produzidos durante o andamento dos processos digitais. Utilizando essas informações, o gestor pode analisar quais são os resultados e como deve proceder a partir deles.

Conhecendo o processo ativa e detalhadamente, em situações que requerem rápidas decisões, é possível saber qual o melhor caminho a tomar e quais são as possíveis causas do problema.

 

•  Melhora no atendimento ao cliente

A maneira como o trabalho é desenvolvido, alinhado rápido e sem erros, com certeza tem impacto no resultado final, que chega até os clientes internos ou externos. A percepção do departamento mudará completamente. Ao perceber o que encomendou de maneira agilizada, ele entende que há competência no processo e por sua vez retorna com valorização. Pode verificar a qualidade e transparência que recebeu e procurará sempre os seus serviços, pois sabe que o resultado será satisfatório.

A automatização na contabilidade modifica completamente o fluxo de trabalho. Com ela, a rotina é otimizada, resultando em trabalhos feitos de maneira eficiente e sem erros. Assim, os profissionais podem dedicar suas habilidades para desenvolver atividades que exijam raciocínio e criatividade.

Frederico Silva – Professor, Contador e Orientador de Carreira Contábil